Política de Tratamiento de Datos Personales

En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las demás normas que las modifiquen o complementen, Smart Nova pone a disposición de los titulares de la información la presente Política de Tratamiento de Datos Personales. Esta política explica qué datos personales tratamos, para qué, con quién los compartimos, cómo los protegemos y cómo puede ejercer sus derechos, incluido el de pedir que los eliminemos.

1. Responsable del tratamiento

En esta política, “Smart Nova”, “nosotros” o “la empresa” se refiere al responsable indicado.

2. Alcance

Esta política aplica a los datos personales que tratamos a través de:

• Nuestro sitio web y sus formularios de contacto.
• La plataforma Smart Nova: el software en la nube de gestión de negocios (inventario, ventas, clientes, cartera, compras, contabilidad, facturación electrónica y comunicación por WhatsApp) que ofrecemos a empresas (en adelante, “la Plataforma”).
• Los canales de WhatsApp, correo electrónico y teléfono por los que nos comunicamos con clientes y prospectos.

3. En qué calidad tratamos sus datos

Según quién sea usted y cómo llegaron sus datos, Smart Nova actúa en una de dos calidades:

3.1 Como Responsable

Cuando tratamos datos por decisión propia: los de visitantes del sitio web, prospectos, y los de las empresas que contratan la Plataforma y de sus usuarios (las personas que inician sesión en ella).

3.2 Como Encargado

Cuando una empresa que usa la Plataforma (en adelante, “el Negocio”) registra en ella datos de sus propios clientes, proveedores o contactos, o conversa con ellos por WhatsApp a través de la Plataforma. En ese caso el Negocio es el Responsable del tratamiento y Smart Nova solo trata esos datos por cuenta del Negocio, siguiendo sus instrucciones y para prestarle el servicio. Corresponde al Negocio obtener la autorización de sus titulares y atender sus solicitudes; Smart Nova le presta apoyo para hacerlo.

4. Datos que tratamos

4.1 Visitantes del sitio web y prospectos

Nombre completo, correo electrónico, nombre de la empresa, tipo de servicio de interés y el mensaje o necesidad que nos describa en el formulario o por nuestros canales.

4.2 Empresas clientes y usuarios de la Plataforma

• Datos de la cuenta: nombre, correo electrónico, teléfono, rol y permisos dentro del Negocio, contraseña (guardada de forma irrecuperable, mediante una función criptográfica) y códigos o PIN de seguridad.
• Datos del Negocio: razón social o nombre, NIT o documento, RUT, dirección, datos tributarios y resoluciones de facturación de la DIAN, y credenciales de conexión con proveedores (guardadas cifradas).
• Datos de uso y seguridad: fecha y hora de acceso, dirección IP, navegador y registros de las acciones realizadas, para seguridad, auditoría y soporte.
• Datos de facturación de la suscripción: plan contratado, pagos, referencias y estado de las transacciones. No guardamos números de tarjeta: los pagos los procesa la pasarela de pagos.

4.3 Datos que el Negocio registra de sus clientes y proveedores (como Encargado)

Nombre o razón social, tipo y número de documento, teléfono, correo electrónico, dirección y ciudad, historial de compras y ventas, saldos y pagos, datos del vehículo cuando el Negocio los registra, y la información necesaria para emitir facturas electrónicas.

4.4 Datos de WhatsApp

Cuando un Negocio conecta su cuenta de WhatsApp Business a la Plataforma, o cuando Smart Nova envía mensajes de servicio (por ejemplo, códigos de verificación), tratamos:

• Número de teléfono y nombre de perfil de WhatsApp de las personas que escriben o reciben mensajes.
• Contenido de los mensajes (texto, imágenes, documentos y notas de voz), su fecha y hora, y su estado de entrega y lectura.
• Identificadores técnicos de la cuenta de WhatsApp Business del Negocio (cuenta, número y plantillas de mensaje) y los permisos de acceso que el Negocio otorga, que se guardan cifrados.

4.5 Datos que no tratamos

No solicitamos datos sensibles (salud, orientación sexual, opiniones políticas, creencias religiosas, datos biométricos u otros del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012). La Plataforma no está dirigida a menores de edad.

5. Finalidades del tratamiento

• Prestar la Plataforma y sus funciones: gestión de inventario, ventas, clientes, cartera, compras, contabilidad y reportes.
• Enviar y recibir mensajes de WhatsApp por instrucción del Negocio: atención y catálogo automatizado, pedidos, recordatorios de pago y comunicaciones a sus clientes.
• Enviar mensajes de servicio y seguridad: códigos de verificación, avisos de cambio de contraseña, invitaciones de usuario y notificaciones de la cuenta.
• Emitir facturas y demás documentos electrónicos ante la DIAN a nombre del Negocio, a través de un proveedor tecnológico autorizado.
• Ofrecer las funciones de asistencia con inteligencia artificial que el Negocio decida usar, como la lectura de documentos, la búsqueda de repuestos o la transcripción de notas de voz.
• Gestionar la relación contractual: registro, soporte, cobro de la suscripción y comunicaciones sobre el servicio.
• Responder solicitudes de información, cotizaciones y diagnósticos, y agendar reuniones solicitadas por el titular.
• Proteger la Plataforma y a sus usuarios: prevenir fraudes y accesos no autorizados, y llevar registros de auditoría.
• Cumplir obligaciones legales, tributarias y requerimientos de autoridades competentes.
• Mejorar el servicio mediante estadísticas agregadas que no identifican a las personas.

Smart Nova no vende, alquila ni cede datos personales, y no los usa para publicidad de terceros.

6. Datos obtenidos a través de WhatsApp (Plataforma de Meta)

• Usamos los datos que recibimos a través de la plataforma de WhatsApp Business solo para prestar el servicio al Negocio que conectó su cuenta y para las finalidades descritas en esta política.
• No los vendemos, no los usamos para crear perfiles publicitarios y no los compartimos con terceros distintos de los proveedores necesarios para operar el servicio (sección 7) o de las autoridades cuando la ley lo exija.
• El Negocio es responsable de contar con la autorización de sus clientes para escribirles y de cumplir las políticas de WhatsApp Business y de Meta, en especial para mensajes de marketing.
• El Negocio puede desconectar su cuenta de WhatsApp de la Plataforma en cualquier momento. Al hacerlo dejamos de acceder a la cuenta y eliminamos las credenciales de acceso guardadas.

7. Proveedores que tratan datos por nuestra cuenta

Para operar el servicio compartimos datos, en la medida estrictamente necesaria, con los siguientes proveedores, que actúan como encargados y están obligados a protegerlos:

Transferencia y transmisión internacional. Varios de estos proveedores tratan los datos fuera de Colombia. Lo hacemos conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y a las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio, con proveedores que ofrecen medidas de protección adecuadas. Al aceptar esta política, el titular autoriza esta transferencia o transmisión para las finalidades aquí descritas.

También podremos entregar datos a autoridades públicas cuando una ley o una orden judicial o administrativa así lo exija.

8. Derechos del titular

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley, después de haber agotado el trámite ante nosotros.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

9. Cómo ejercer sus derechos

Envíe su solicitud a leider@smartnova.pro o por WhatsApp al +57 312 279 9660, indicando:

• Su nombre completo y número de documento.
• El derecho que desea ejercer y una descripción de lo que solicita.
• Un medio de contacto para responderle.
• Si es el caso, el nombre del Negocio con el que usted tiene relación.

Consultas: respondemos en un máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles más si es necesario, informándole los motivos. Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): respondemos en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más, informándole los motivos. Si el reclamo está incompleto, le pediremos completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin respuesta, entenderemos que desistió.

Si sus datos fueron registrados por un Negocio que usa la Plataforma (sección 3.2), le recomendamos dirigir la solicitud a ese Negocio, que es el Responsable. Si nos la envía a nosotros, se la haremos llegar y le ayudaremos a atenderla.

10. Cómo pedir que eliminemos sus datos

Puede pedir que eliminemos sus datos personales, incluidos los obtenidos a través de WhatsApp, de esta forma:

• Escriba a leider@smartnova.pro con el asunto “Eliminar mis datos”, o por WhatsApp al +57 312 279 9660.
• Indique su nombre, su número de documento y el número de teléfono o correo asociado a sus datos, para poder encontrarlos y verificar que usted es el titular.
• Le confirmaremos la recepción y eliminaremos sus datos en un máximo de quince (15) días hábiles, informándole cuando esté hecho.

Los usuarios administradores de un Negocio también pueden desconectar la cuenta de WhatsApp desde la Plataforma y pedir la eliminación de la información de su Negocio al terminar el servicio.

Excepciones. No podremos eliminar la información que la ley nos obliga a conservar, como las facturas electrónicas y los soportes contables y tributarios, que deben guardarse durante los plazos que fija la ley. Esa información se conserva solo para cumplir esa obligación y no se usa para ningún otro fin.

11. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas y administrativas razonables para proteger los datos contra acceso no autorizado, pérdida o alteración, entre ellas:

• Conexiones cifradas (HTTPS) entre los usuarios y la Plataforma.
• Contraseñas guardadas de forma irrecuperable y credenciales de terceros guardadas cifradas.
• Separación de la información de cada Negocio, de modo que un Negocio no puede ver la de otro.
• Control de acceso por roles y permisos definidos por cada Negocio.
• Registros de auditoría de las acciones sensibles.

Ningún sistema es completamente infalible. Si ocurre un incidente de seguridad que afecte sus datos, se lo informaremos y lo reportaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio, como exige la ley.

12. Conservación de los datos

Conservamos los datos mientras sea necesario para cumplir las finalidades de esta política, mientras exista la relación contractual con el Negocio, y después durante el tiempo que exijan la ley o la atención de reclamaciones. Cumplido ese tiempo, los eliminamos o los anonimizamos.

13. Cookies

En la Plataforma usamos solo cookies estrictamente necesarias para mantener su sesión iniciada de forma segura. No usamos cookies de publicidad dentro de la Plataforma.

En nuestro sitio web (smartnova.pro) usamos, además, herramientas de medición como el píxel de Meta, que registran de forma agregada cómo llegan los visitantes y cómo interactúan con el sitio, para medir el resultado de nuestras campañas. Puede bloquear o borrar estas cookies desde la configuración de su navegador sin que eso afecte el uso del sitio.

14. Autorización

Al enviar sus datos por el formulario del sitio web, al registrarse en la Plataforma, al escribirnos por nuestros canales o al aceptar esta política, usted autoriza de manera previa, expresa e informada el tratamiento de sus datos conforme a lo aquí descrito. En el caso de los datos registrados por un Negocio, este declara contar con la autorización de sus titulares.

15. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política. Los cambios se publicarán en esta misma página, indicando la versión y la fecha. Si los cambios son sustanciales, se lo informaremos por la Plataforma o por correo antes de que entren en vigor.

Documento completo

La versión firmada, con la identificación completa del responsable y su dirección de notificación:

Descargar la política en PDF

También están disponibles los Términos y condiciones del servicio.